El eDiscovery, o descubrimiento electrónico, trata sobre cualquier proceso por el cual se realiza una búsqueda, se localiza, asegura y examinan los datos encontrados en dispositivos digitales, principalmente usado en procesos legales: civiles o criminales.
Los procesos y tecnologías en torno a e-discovery son a menudo complejos debido al gran volumen de datos electrónicos producidos y almacenados. Además, a diferencia de las pruebas en papel, los documentos electrónicos son más dinámicos y con frecuencia contienen metadatos como sellos de fecha y hora, información del autor y el destinatario, y propiedades de los archivos, que son necesarios preservar en su formato original con el fin de impedir la eliminación, borrado o destrucción de estas pruebas.
Una vez se identifican estos archivos, se recopilan en una base de datos indexada alojada en un entorno seguro y se ponen a disposición de los revisores que codifican los documentos por su relevancia para el asunto legal, eliminando las posibles reclamaciones futuras de manipulación de pruebas durante el litigio.
Aplicaciones del eDiscovery
Como hemos comentado anteriormente, esta tecnología se aplica principalmente con el objetivo de ser utilizada en la búsqueda de evidencias en casos legales, en los que se requiere de este proceso para llegar a un veredicto. Y en estos casos, el eDiscovery puede reducir los costes de copiar y facilitar el acceso a la información relevante por los litigantes y el tribunal.
Pero también vemos como podemos aplicarla para el seguimiento detallado de las actividades de procesamiento de aplicaciones, que se pueden usar para solucionar problemas y resolver errores o advertencias en los procesos del aplicativo y su funcionamiento. El registro puede generarse y almacenarse de forma local en el host o en el equipo administrador. o bien enviarse directamente a una dirección de correo electrónico si el software lo permite.
En este sentido, además se pueden generar diferentes dashboards que permitan de una forma más sencilla y visual, conocer los tipos de aplicaciones que se usan en una empresa, las alertas abiertas y los niveles de riesgo de las aplicaciones de la organización. También podría mostrar incluso el detalle de quiénes son los usuarios que más usan las aplicaciones y como.
¿Sobre qué tipo de datos funciona el eDiscovery?
E-discovery se puede realizar directamente sobre un ordenador en particular, o se ejecutar en una red conformada por diferentes ordenadores físicos o nube de datos, un sistema de correo de voz, Smartphone o cualquier dispositivo electrónico que pueda contener información, como por ejemplo:
- Un correo electrónico,
- El historial de navegación por internet,
- Agenda o calendario,
- Bases de datos,
- documentos de texto,
- fotos almacenadas electrónicamente,
- mensajes grabados,
- …
Incluso se puede considerar que el hackeo solicitado por orden judicial con el fin de obtener una evidencia crítica es también un tipo de eDiscovery,
¿Qué ventajas nos ofrece el eDiscovery?
Son diferentes ventajas las que nos ofrece el uso de un software de eDiscovery. Como bien es sabido, cualquier dato digital puede ser buscado electrónicamente con cierta facilidad, mientras que los documentos impresos deben ser examinados de forma manual, con el coste de recursos y tiempo que eso conlleva.
Además, los datos digitales son difíciles o imposibles de destruir completamente, sobre todo si estos se ponen en una red o se suben a internet. Esto se debe a que los datos aparecen en múltiples unidades de disco duro y porque los archivos digitales, incluso si se eliminan, pueden recuperarse. Con la excepción de que se elimine un archivo informático destruyendo físicamente cada uno de los discos duros donde se haya guardado o dejado su huella, por lo que se convierte en un proceso prácticamente imposible de realizar.
Por lo tanto, contar con un programa de eDiscovery en nuestra empresa no solo nos brinda estas ventajas, si no que nos puede evitar muchísimos dolores de cabeza en el caso de encontrarnos en el futuro con posibles problemas legales.
